Penerapan Sistem Informasi Pada Perusahaan

Definisi Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mendukung kegiatan operasi pengolahan kebutuhan transaksi harian yang bersifat manajerial dan strategis dari suatu organisasi dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi dapat dibedakan menjadi dua berdasarkan cara pengoperasiannya yaitu secara manual dan terkomputasi. Sistem informasi berbasis komputer (CBIS/Computer Based Information System) yang kini biasa dikenal dengan IS saja dapat diartikan sebagai suatu sistem buatan manusia yang mengkombinasikan prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi untuk mentransformasi data atau informasi menjadi lebih berguna. Yang dimaksud transformasi data dapat berupa kegiatan menghimpun, mengelola, menyimpan, menyajikan, mendistribusikan, atau sebagainya yang terkait dengan informasi yang dibutuhkan. Selanjutnya hasil transformasi data tersebut dapat digunakan oleh manusia sebagai tambahan ilmu, pertimbangan dalam pengambilan keputusan, penilaian, pembandingan, dan lain-lain. Dari pengertian tersebut Sistem Informasi memiliki karakteristik sebagai berikut :

• Merupakan sistem buatan manusia dengan memiliki tujuan tertentu.
• Melibatkan koordinasi antara teknologi yang tersusun dari berbagai komponen perangkat keras dan lunak, prosedur kerja, orang sebagai operator, dan informasi.
• Digunakan untuk membantu kegiatan transformasi data menjadi informasi yang lebih berguna.
• Kegiatan yang melibatkan sistem informasi meliputi menghimpun, mengelola, menyimpan, menyajikan, mendistribusikan informasi, dan sebagainya.
• Data dari sistem informasi digunakan sebagai tambahan ilmu, bahan pertimbangan untuk keputusan, penilaian, pembandingan, dan lain-lain.

Pentingnya Sistem Informasi

Secara garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan dapat membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan. Sistem informasi terintegrasi dianggap dapat mendukung manajemen strategis perusahaan mencapai target yang ditentukan atau meningkatkan profit perusahaan sebagai tujuan akhirnya. Beberapa alasan penerapan sistem informasi perusahaan antara lain :

• Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran, finansial, level manajemen, dan lainnya.
• Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen dalam organisasi perusahaan.
• Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal perusahaan untuk mendukung proses decision making yang lebih cepat dan aktual pada berbagai level dalam organisasi.
• Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi dalam pengambilan keputusan.
• Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat merangkap dengan jabatan administratifnya.
• Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan memaksimalkan penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan struktur organisasi dan standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat sekaligus dijadikan dasar perbandingan komparatif dengan yang diterapkan kompetitor.

Di samping alasan penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa kendala bagi perusahaan untuk menerapkan sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih antara lain :

• Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau pengalaman tertentu yang dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem informasi yang diterapkan perusahaan beserta komputasi pengolahan data.
• Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem informasi.
• Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih membutuhkan biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi perusahaan.
• Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja masing-masing unit untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.
• Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem informasi yang diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan saat diperlukan perubahan sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit apa saja yang kinerjanya mungkin menurun jika dipaksa dengan standar penerapan sistem informasi tersebut.

Salah satu contoh penerapan sistem informasi pada perusahaan dapat dilihat di link berikut.
http://daisynadiaputri.blogspot.com/2011/09/erp-pada-pt-indofood.html
 
Ringkasan Artikel 

ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan untuk mengotomasikan dan mengintegrasikan semua proses bisnis perusahaan. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan.
PT Indofood Sukses Makmur adalah perusahan pemroduksi makanan kemasan dengan berbagai jenis yang kini sangat terkemuka di Indonesia. Kemajuan bisnis perusahaan Indofood menyebabkan Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi faktor penting untk mendukung kesuksesannya, hingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementor ERP.
Indofood memilih IBM iSeries sebagai platform hardware yang digunakan dengan operating system IBM oS/400 dan database dB2 karena memenuhi criteria dari aspek reliability, scalability, dan kemudahan management. Dengan  mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, cakupan implementasi ERP pada PT Indofood adalah :

• Financial, meliputi :
• Financial Accounting
• Controlling
• Investment Management
• Treasury
• Enterprise Controlling.
• Logistics, meliputi :
• Logistics Execution
• Sales and Distribution
• Materials Management
• Plant Maintenance
• Production Planning and Inverntory Control
• Quality Management
• Project System
• Customer Service.
• Human Resources, meliputi :
• Personnel Management
• Personnel Time Management
• Payroll, Training and Event Management
• Organizational Management
• Travel Management.

PT Indofood merasakan perubahan positif yang dibuktikan dari sisi transaction execution times dengan peningkatan sebesar 51%. Beberapa manfaat lainnya adalah peningkatan ketepatan antara supply dan demand konsumen pada tiap area distribusi, distribusi informasi yang terintegrasi dapat mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi, peningkatan efisiensi biaya, serta pengurangan biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu.

Kelebihan dan Kekurangan Penerapan SI dengan ERP-SAP di PT Indofood
Penerapan sistem informasi menggunakan ERP-SAP tentunya memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, mengingat SAP merupakan program sistem informasi yang kecanggihannya diandalkan perusahaan untuk mengintegrasikan unit-unit dalam organisasinya. Beberapa kelebihan tersebut diantaranya :

• Mampu mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana komunikasi yang tepat demi produktifitas perusahaan.
• Perangkat lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa fungsi bisnis perusahaan.
• Mampu mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga mempermudah pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang kompleks.

Sedangkan kekurangan penerapan ERP-SAP meliputi :

• Kustomisasi software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada perusahaan tertentu diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang dijalankan atau dikombinasikan dengan perubahan alur kerjanya.
• Penerapan SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat, instalasi program, biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai maintenance teknologi sistem ERP.
• Penggunaan data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap perusakan sistem yang mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan sistem keamanan dan hacker merubah sistem program ERP dengan tujuan tertentu maka dapat mengancam kelancaran kinerja pada suatu fungsi dalam perusahaan.

Saran yang dapat diajukan untuk mengantisipasi efek negatif penerapan ERP pada perusahaan misalnya dengan melakukan perubahan password user secara berkala untuk menghindari kemungkinan pembobolan sistem keamanan SAP, melakukan maintenance software dan hardware teknologi ERP oleh orang yang ahli dan bisa dipercaya, memberikan pelatihan terkait penggunaan modul fungsional bagi pegawai yang mengoperasikannya saat bekerja, mengaktualisasi sistem keamanan SAP untuk menghindari penyalahgunaan oleh pihak tertentu, serta memfiltrasi penggunaan data internal perusahaan secara bijaksana untuk menghindari kebocoran informasi kelemahan perusahaan kepada pihak lain yang bekerja sama, customer, dan tentunya kompetitor.
Bagi perusahaan yang akan menerapkan sistem informasi ERP yang terintegrasi sebaiknya dapat memilih program yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan perusahaan dengan beberapa kriteria tertentu, memahami kendala yang mungkin dialami pada penerapannya, unit yang mungkin akan terhambat kinerjanya jika menggunakan aplikasi ERP yang dipilih, serta menyiapkan langkah antisipatif jika diperlukan perubahan terhadap prosedur kerja untuk menyesuaikan dengan pengoperasian sistem informasi yang baru.

Referensi :
http://mulyadin.blogspot.com/2011/03/indofood.html
http://www.scribd.com/doc/41664726/Implementasi-ERP-Pada-PT-Indofood
Sistem Informasi Perusahaan.pdf https://docs.google.com/...
http://daisynadiaputri.blogspot.com/2011/09/erp-pada-pt-indofood.html
http://stillier.blogspot.com/
PT Indofood Sukses Makmur http://www.sap.com/india...